Plan de Continuidad de Negocio Post COVID 19 : 5 bases para formular e implementarlo.




¿Estás familiarizado con el concepto Continuidad de negocio?

En las empresas u organizaciones cuyas actividades giran o dependen de algún nivel de ciberseguridad o los que se desempeñen en países golpeados por grandes desastres naturales, los planes de Continuidad de negocios y su gestión (Business Continuity Management) son ya bastante comunes.

Y es que La Continuidad de negocio no es tema menor. Establece cómo puede continuar una empresa ofreciendo sus productos y/o servicios en el caso de que, por alguna circunstancia (desde el ataque de un virus digital a sus sistemas hasta el brote de un virus biológico en el mundo), la capacidad de desempeñar su actividad y ejecutar su operación sufra alguna disrupción. El mismo debe trazar la estrategia a seguir por la organización para alcanzar sus objetivos básicos:

· Continuar operando a pesar de la disrupción.

· Mitigar el impacto de cualquier incidente que pueda afectar al corte o interrupción de los servicios.

· Mantener las contingencias que eviten o mitiguen los efectos de nuevos eventos de riesgo actualizadas.

A causa de la pandemia por COVID-19, todos los ejecutivos, empresarios y negocios en el planeta (sin importar el tamaño ni la industria en la que operan) asisten a un curso intensivo y casi obligatorio sobre continuidad de negocio buscando preservar o reactivar sus actividades y maximizar la capacidad de recuperación sus negocios. Puede que algunos aún no estén claros sobre esto cómo se come, por donde se agarra, en fin; cómo formular e implementar un Plan para continuidad de negocio post COVID 19.

Basados en la experiencia obtenida acompañando a nuestros, clientes con quienes actualmente nos encontramos implementando, reevaluando o controlando sus esfuerzos por alcanzar los objetivos trazados de continuidad en la “nueva normalidad”, te ofrecemos 5 bases sobre las cuales te recomendamos definir tus objetivos de continuidad y trazar el mejor plan para alcanzarlos.

Enfoque en la gente

1. Pongamos a la gente en el centro

Los esfuerzos por reanudar operaciones deben centrarse en la seguridad de las personas alrededor las cuales gira el negocio; clientes finales y colaboradores.

Para lograrlo concentrémonos en responder las siguientes preguntas:

¿Están todos mis colaboradores y clientes al corriente de la realidad de la empresa y los lineamientos de seguridad? Y si lo están ¿Están todos comprometidos (o en capacidad de estarlo) con los nuevos objetivos y la nueva normalidad?

¿Puedo generar mi producto o servicio con mis colaboradores trabajando de manera remota? Si no lo están, ¿qué necesitan para estarlo? ¿Recursos? ¿Capacitación?

¿Puedo garantizar el distanciamiento social en sitio para los colaboradores que necesito en modo presencial? Si no puedes, ¿qué necesitas hacer para estarlo? ¿Remodelar? ¿Rediseñar y reorganizar el espacio? ¿implementar adaptaciones físicas? ¿Automatizar tareas o procesos?

¿Puedo ofrecer y entregar mi producto o servicio de manera segura al cliente final? Si no puedes ¿Qué te lo impide? ¿Aún no abre tú bloque económico? ¿No cuentas con presencia ni plataforma digital para ofrecer o entregarlo?

En las presentes condiciones, ¿es viable continuar generando mi producto o servicio tal cual está diseñado? En caso de que no lo sea ¿Qué cambios debo implementar en mi modelo de gestión o de negocios para que lo sea?

ver artículo ¿Vigente o expirado? 5 consejos para mantener vigente su modelo de negocios, para una guía sencilla en examinar su modelo de negocios.

Revisión de estrategia

2. Revisar / reformular tu estrategia

Supongamos que su modelo de negocios está vigente y su bloque comercial fue activado. Ahora necesita que su estrategia sea coherente con la realidad actual; la nueva realidad. En otras palabras, los esfuerzos de la empresa deben estar encaminados a objetivos viables en las presentes condiciones de mercado.

Preguntas clave:

¿Son realizables los objetivos? Si lo son ¿Cómo lo puedo medir? ¿En qué punto me planteo seguir o reformular la estrategia?

¿Su flujo de caja está ajustado a la demanda actual? ¿o al costo operativo actual? Una proyección desactualizada generará expectativas irreales tanto para usted como para sus socios o colaboradores y podrían propiciar decisiones desacertadas en cuanto a inversión y/o endeudamiento.

¿Qué porcentaje de tu estrategia y su implementación se apoya en una solución digital? ¿Es suficiente? Si no lo es, ¿Qué aspectos te faltan por transformar? ¿Sabes por dónde empezar?

Ignorar que hoy día tanto la manera que tus clientes actuales o potenciales se relacionan y experimentan tu negocio, cómo las soluciones para coordinar y facilitar el trabajo a tus colaboradores son primordialmente digitales es un paso seguro hacia la irrelevancia comercial a corto plazo.

De la coherencia en tu plan de continuidad y su estrategia de implementación depende la vigencia y por tanto supervivencia de tu negocio. Asesórate en cómo diagnosticar la condición de tu negocio para planificar mejor los pasos hacia la nueva normalidad.

Comunicación

3. Comunicación

La comunicación clara, coherente y constante sobre el impacto que está sufriendo su operación es uno de los activos más valiosos para cualquier negocio durante la pandemia y dará aún más réditos en la nueva normalidad Post COVID 19.

¿Por qué? Porque indica transparencia y esta inspira confianza a todos los interesados (stakeholders), socios y público clave para el éxito de tu negocio.

Un cliente al que se le comunica oportunamente un cambio o demora en recibir su producto o servicio aún confiará en usted cuando más adelante.

Un proveedor que se le comunica oportunamente un atraso de pago y un plan de acción aún confiará en usted cuando más adelante.

Lo mismo aplica con bancos, socios, arrendadores, aliados estratégicos, en fin, con cada interesado al que la disrupción en su negocio impacte negativamente.

Tenga en cuenta que cada uno tiene relación interés vs impacto distinto en su negocio por que debe procurar usar el medio, tono y contenido apropiado para cada uno.

Apoyo Gubernamental

4. Maximizar el impacto de los apoyos gubernamentales

Debido a la magnitud con que la disrupción causada por el COVID 19 ha impactado la economía global, todos los gobiernos, más o menos en la medida de sus posibilidades, están formulando e implementando medidas de mitigación sanitaria y paquetes de alivio y reactivación económica en cada país.

Estos últimos, en el gran esquema de los sucesos actuales, podríamos catalogarlos cómo acciones o contingencias de un “Plan de continuidad del estado”. Intentando a gran escala conseguir:

· Operar a pesar de la disrupción

· Mitigar el impacto de esta.

Así como Panamá ya ha presentado distintas medidas en materia laboral, social y económica, cada país tiene su plan y alcance específicos y dependiendo de la cobertura de tu operación (local, regional, nacional o internacional) es de vital importancia entender cuáles aplican a tu negocio (por ubicación geográfica y/o rubro), el impacto que estas pueden tener en tu empresa y en que medida puedes acceder las ayudas y aprovechar los incentivos.

Resiliencia

5. Resiliencia y Recuperación

Cómo ya hemos establecido tanto en este cómo en artículos anteriores (ver artículo ADAPTARSE AL CAMBIO o Morir: 5 Lecciones en liderazgo post COVID 19… y más allá) las disrupciones cada vez son más frecuentes y de mayor magnitud. Ya sean desastres naturales o climáticos, amenazas biológicas como la causante de la pandemia por COVID-19 o los avances tecnológicos que modifican la manera que interactuamos con nuestro entorno, trabajo y entre nosotros, la capacidad para aceptar, reaccionar y adaptarse al cambio es fundamental para el éxito de los negocios en la nueva normalidad.

Por tanto, el mindset y buenas prácticas con el que fundamentas e implementas tu Plan de Continuidad de Negocios aplicado a la situación actual, (enfocado por igual en la gente y la recuperación económica), debe ser trasladable al resto de actores clave de tu empresa y así hacer de la Gestión de Continuidad de Negocio (Business Continuity Management) una práctica establecida que construya resiliencia y te mantenga operando a la mayor capacidad posible a pesar de la ocurrencia de eventos disruptivos.

Procura mantener y actualizar:

· Listado de Riesgos de disrupción a la continuidad de negocio

· Plan de contingencia y/o mitigación en caso de disrupción

· Revisión de vigencia de modelo de negocios

· Revisión de vigencia del Plan de Continuidad de Negocios


¿Tienes más preguntas sobre continuidad de negocios? ¿Hay alguna experiencia de este proceso en tu negocio que quieras compartir? o ¿Quieres saber cómo diseñar e implementar este plan en tu negocio?

Nos interesa muchísimo escucharte. Para conversar sobre este tema u otras consultas que tengas, haz clic aquí.

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